サポート体制の拡充や社員の増加などを背景に、スタートアップもビジネスフォンを活用して電話対応を行うようになるタイミングがあるでしょう。本記事では、そんなビジネスフォンの導入には実際いくらかかるのかなど、スタートアップが電話サポート体制を拡充する際に知っておきたいことについて書きました。
ビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは、「主装置と呼ばれる機器」と「複数の専用電話機」から構成される電話システムのことを意味します。ビジネスフォンというと、電話機単体を指すと思いがちですが、複数の回線を制御するための主装置をセットとした電話システムと覚えておくと良いでしょう。ビジネスフォンを活用すれば、同時に複数の着信があっても、どの電話機でも受け答えが可能となります。また、保留・転送、内線通話ができるのも特徴のひとつです。 そのため、顧客からの電話問い合わせが増え、それらを社員間で効率よく対応したい場合などに導入を検討する企業が多いでしょう。
家庭用電話機との違いは？
立ち上げ間もないスタートアップでは、家庭用電話機をオフィスに置いて電話対応している場合もあります。しかし、家庭用電話機では、別の担当者に電話をつなぐ必要がある場合、内線で電話を取り次ぐということができません。そのため、わざわざ電話機が置いてある場所まで行かないと電話に出られないことになります。また、誰かが通話中の場合、電話機が何台あってもその間は発着信ができないため、ビジネスシーンでは大きな機会損失を生みかねません。
では、ここで気になるビジネスフォンの導入費用について見ていきましょう。
ビジネスフォンの導入にかかる費用名目
まず、ビジネスフォンの導入費用を構成する4つの名目について見ていきましょう。
1. 電話機料金
電話機の購入にかかる費用です。新品か、中古かによっても費用は異なります。新品だと、安いものでも1台あたり5万円程度はかかり、高いものだと1台あたり10万円以上かかる電話機もあります。中古の場合、1台あたり1万円程度で購入できる電話機もあるようです。しかし、中古なだけに故障のリスクも高く、故障した場合に必要な部品などが生産中止となっていて、揃わない可能性もあります。
2. 主装置料金
1つの電話回線を複数の電話機で利用するために必要な主装置の購入にかかる費用です。主装置の金額にはばらつきがありますが、安くても10万円〜20万円程度はかかると見積もっておいた方がいいでしょう。また、主装置と電話機の関係性として同一メーカー・同一機種でないと、ほとんどが動作しません。そのため、とりあえず中古の電話機を購入し、あとで台数を増やしたいと思っても、それと同一の電話機を購入できなければ動作しないリスクを抱えることになります。
3. ユニット料金
主装置の中に組み込むユニットと呼ばれる基盤の購入にかかる費用です。何台の電話機に接続できるかは、このユニットと呼ばれる基盤によって決まります。仮に5台の電話機と接続できるユニット(基盤)を主装置に組み込んだ場合、後に人員が増加して、8機の電話機と接続したいと思っても接続はできません。その場合、新たに8機以上接続可能なユニット(基盤)を購入する必要があります。
4. 工事料金
オフィスへの主装置の設置や配線の引き込みにかかる費用です。レイアウト変更やオフィス移転を行う度に配線は引き直さなければならないため、都度費用が発生することを理解しておかなければなりません。
仮に5台のビジネスフォンを導入したらいくらかかるか？
では、実際に5台のビジネスフォンを導入しようと考えた場合、いくらくらいかかるのでしょうか？ 株式会社ビジョンが運営するコスト削減NAVI内に料金シュミレータがありましたので、そちらを活用して算出してみました。
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ニーズ：新規導入
機器：新品(メーカー:saxa)
台数：5台(置き型)
同時通話数：5~6通話
利用エリア：東京
フロア数：1フロア
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合計金額は、569,000円。割引適用後だと、約27万円でした。詳細が気になる方はぜひ実際に試してみてください。 もちろん、これはビジネスフォンの導入のみにかかる費用となっており、通話料金は別途発生してきます。
スタートアップが電話サポート体制を拡充する際に気をつけたいこと
上記の金額を高いと感じるか、安いと感じるかは企業によって様々でしょう。あまりに高いと感じた場合は、ビジネスフォンの導入を見送り、電話窓口そのものを設けないという選択をする場合もあるかもしれません。
しかし、電話は、顧客と生の声をやりとりし、顧客の温度感を感じながらコミュニケーションを取ることのできる貴重なチャネルです。製品改善のためのフィードバックを得るために活用できるのはもちろん、立ち上げ間もなく社会的信用度の低いスタートアップにとってはしっかりとした電話サポートを実践することで信頼獲得にも活かせるツールになるでしょう。
ここで、スタートアップが電話サポート体制を拡充する際に気をつけたいことについてまとめておきます。
1. クラウドサービスを導入する
ビジネスフォンも素晴らしい電話システムではありますが、スタートアップという組織体においてはあまり適さないシステムだといえるでしょう。なぜなら、多くのスタートアップは“成長・拡大”が前提となっているため、成長に伴ったオフィス移転の度に手間や導入費用のかかるシステムはそもそも適していないと考えられるためです。その点、使いたい時に使いたい分だけ手軽に使えるクラウド型の電話システムはスタートアップという組織体に適しているといえるでしょう。電話サポート体制の拡充を考える際は、柔軟性・拡張性に富んだクラウド型の電話システムを検討するといいのではないでしょうか。
2. シームレスな連携が可能なシステムを活用する
社内で利用している情報共有ツールや顧客管理ツールと導入を検討している“電話システム”が、どの程度連携できるのかを注意深く検討するといいでしょう。なぜなら、スタートアップにおいては余計な連絡コストや情報確認の手間すら効率化し、スピーディにビジネスを展開していくことが求められるからです。顧客管理ツールと連携することのできない電話システムを導入したばっかりに、電話の度に顧客情報の確認に時間がかかり、余計なオペレーションコストが発生するという事態はできるだけ避けなければなりません。電話サポート体制の拡充を考える際は、自社で活用しているツールとどの程度連携ができる電話システムなのかを見てみるといいでしょう。
まとめ
今回は、ビジネスフォンの導入にかかる費用やスタートアップが電話サポート体制を拡充する際に気をつけたいことについてご紹介しました。ビジネスフォンの導入には、意外と費用がかかることに驚いた方もいるのではないでしょうか。現在では、IT技術も発展し、クラウド型の電話システムも数多く世に出回っています。ぜひサポート業務の効率性が高まる電話システムを導入し、カスタマーサポートの質を向上させていってください。
企業の電話窓口開設方法に関しては多くの選択肢があることを知り、その中から自社の成長に合わせて柔軟に拡張していける電話システムを選んでみるのはいかがでしょうか。
