多くの企業においてオフィスには必ずと言っていいほど「固定電話機」が置かれていることでしょう。しかし、最近ではオフィスに固定電話機を置かない企業も出てきました。そこで、本記事では、電話機のないオフィス作りのメリットについて整理していきたいと思います。
オフィスに固定電話機を置かないという選択
オフィスに“固定電話機を置かない”ということは、何も“電話対応を一切しない”ということを意味するわけではありません。従来型のビジネスフォンをオフィスに設置する代わりに、企業向けの通話アプリをスマホに入れることで電話対応したり、クラウド型電話システム(クラウドCTI)を導入することでこれまでと同じように、もしくはこれまで以上に手厚い電話対応を実現するのです。
オフィスには必ずと言っていいほど固定電話機が設置されています。しかし、人員増加やオフィス移転の度に工事費が発生することもあり、柔軟な電話サポート体制を構築するのにはあまり適していませんでした。 そういった中でテクノロジーの発達もあり、わざわざ電話回線をオフィスに引かなくても、インターネット回線を活用してこれまで通り電話をすることができるようになっています。
時代が変化するスピードも早くなっていることもあり、企業もそれに合わせたスピーディな舵取りが求められています。そういった背景もあり、クラウドサービスの積極的な利用が進み、“持たない経営”を実践する企業も増えてきているといえるでしょう。
オフィスに固定電話を置かないことのメリット
では、オフィスに固定電話を置かないことの具体的なメリットとはなんでしょうか。
1. 場所に制約を受けた電話サポート体制からの脱却
インターネット回線を利用して通話するCallConnectなどのクラウド型電話システムや企業向け通話アプリを使えば、オフィスにいなくても顧客との電話コミュニケーションが可能です。これまでは電話サポートを行うために、台風などで出社が困難な場合でもわざわざ出社していたケースもあったのではないでしょうか。しかし、オフィスに固定電話を置かずに上記のような電話システムを活用すれば、場所に縛られない電話サポート体制の構築が可能になり、災害時でも通常時と変わらない顧客体験を提供できるのです。
2. 移転の度に費用がかからない
新規開業したばかりの企業は、事業の成長に伴い、短い期間でオフィス移転を繰り返す可能性があります。それにも関わらず、固定電話機を一度設置してしまえば、移転の度に回線工事などが必要になり、移転コストがかさむ結果になってしまいます。クラウド型電話システムなどであれば、オフィス移転の度に工事費用なども発生せず、手間なく利用し続けることが可能です。
3. 持たない経営の実践に役立つ
変化の激しい現代において、自社内に大掛かりな設備を持つことは大きなリスクになりつつあります。変化が激しい現代なだけに、明日にはすでに時代遅れの設備になっている可能性もあるでしょう。また、自社内に大掛かりな設備を設置したがために、身動きがとりづらくなり、スピーディな舵取りができなくなる恐れもあるでしょう。特にスタートアップ企業においては、クラウドサービスを積極的に活用した“持たない経営”の実践が強く求められているように感じます。
まとめ
今回は、電話機のないオフィス作りのメリットについてご紹介しました。変化の激しい現代だからこそ、使いたい時に使いたい分だけ使えるクラウドサービスを積極的に利用していくことが重要になってきているように感じます。それは、企業の“電話”に関しても例外ではありません。社内ツールのクラウド化が進んでいる企業も多くなってきていますが、電話に関して言えばまだまだというのが現状でしょう。今後のオフィス移転やより良い電話サポートの実現を見据えて、“オフィスに固定電話を置かない”という選択をしてみるのもいいでしょう。
本記事が、より柔軟な電話サポート体制構築のきっかけになれば幸いです。
