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オフィス移転の度に電話番号を変更しない

コラム

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業務拡大に伴い、オフィスを移転することもあるでしょう。特に急成長を目指すスタートアップにはオフィス移転がつきものです。本記事では、オフィス移転時の電話番号変更によって、電話サポートに混乱を生じさせないために知っておきたいことについて書きました。

オフィス移転に伴った電話番号変更によって生まれる混乱

現在電話サポートに使っている電話番号が固定電話番号(03番号など住所に紐付いた番号)の場合、基本的にはオフィス移転に伴い、電話番号も変更せざるを得なくなってしまいます。 移転先のNTT収容局が同じであっても電話番号が変わってしまう場合もあります。

そのため、新しい電話番号に変更した際には、その新しい電話番号をしっかりと知ってもらうための取り組みが欠かせません。 HPでの掲示はもちろん、メールでの案内、時には手紙を出すなどして、徹底して周知させる必要が出てきます。

この労力を惜しんでしまえば、顧客は繋がると思って電話をかけたが繋がらないという最悪の事態を招いてしまいます。 また、繋がったはいいが“電話番号が変わりました”というアナウンスが流れ、またかけ直さなければいけないといった面倒な事態を 招くことになってしまうでしょう。

オフィス移転に伴った電話番号変更によって、顧客に混乱を与え、不満を生み出してしまえば、これまでのカスタマーサポートで積み上げた信頼も台無しです。

では、こうした混乱を生み出さず、質の高い電話サポートを継続的に実践していくためにはどうしたらいいのでしょうか?

まずオフィス移転に伴った電話移設について知っておこう

1.事前確認

移転先でも現状の電話機器が利用できるかどうかを確認します。場合によっては、機器増設に耐えられない電話機器の場合もあります。

2.業者選定/依頼

NTTに依頼するか、代理店に依頼をするかを決めましょう。不動産会社が電話業者を紹介してくれる場合もあります。

3.回線工事の下見

工事前に業者に移転先オフィスの下見をしてもらいます。下見の日程調整に1,2週間かかる場合もあるので早め早めに動きましょう。

4.回線工事

工事日程を確定し、回線工事をしてもらいます。1日程度で終わる場合がほとんどですが、所要時間などもあらかじめ確認しておくと安心でしょう。

5.機器接続/運用開始

電話機器の接続を行います。利用を開始したい日時を業者に伝え、接続完了後には実際に電話が利用出来るかすぐに試しましょう。

オフィス移転は済んだが、電話設備のセッティングが終わっておらず、電話サポートがしばらくできなくなってしまうという最悪の事態は避けましょう。手間のかかる行程だけに早め早めが肝心です。

電話番号を変更しないという選択

オフィス移転に伴って、電話サポートに混乱を生じさせないためには、そもそも電話番号を変更しないで済むようにしておくというのも重要でしょう。

そこで、役に立つのが050番号や0120番号といった電話番号です。 050番号などは住所に紐付かない電話番号のため、オフィスを移転したとしてもいちいち変更する必要はありません。そのため、電話番号をオフィス移転のたびに周知し直す手間も省くことが可能になります。

また、より手厚い電話サポートを実現するために、フリーダイヤルと呼ばれる着信側課金番号(0120,0800)などをあらかじめ導入し、運用しておくのもいいかもしれません。

電話をすれば必ず繋がるという安心感を顧客に与えるためにも、オフィス移転のたびに電話番号は変更せずに常に電話対応ができる体制を整えておくのも一つの手です。

終わりに

オフィスを移転する際には、不動産会社とのやりとりはもちろん、備品の購入など多くの作業を一気に行う必要があります。その中で、電話設備の移設に関しては対応が後回しになってしまうこともあるでしょう。しかし、電話サポートを実践している企業にとっては移転後の営業初日から電話が繋がるかどうかが何より重要です。また、電話番号の変更によって顧客に混乱を生じさせないようにすることも重要といえます。

安定した電話窓口の運用のためにも、オフィス移転のたびに電話番号を変更する必要のない050番号や0120番号で早めから運用しておくというのも有効かと思います。特に、移転する回数の多いであろうスタートアップは拡張性を考えた電話窓口の運用が求められるでしょう。

オフィス移転をするときのことも考えて、普段から使うサービスを厳選するというのも大切なのではないでしょうか。