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社内に新しいシステムやツールを導入するための3つのコツ

新しいシステムやツールを導入するのは、事業を拡大していく上で、とても重要なことです。しかし、システム導入は簡単ではなく、社内から反発が起こってしまうケースや落とし込みや浸透に多くの時間がかかってしまうケースもあります。
今回は、スムーズにシステムを導入・浸透させる上で気をつけた点をこれまでの経験をもとに3つご紹介します。

導入の目的、メリット、デメリットを伝える

新しいシステムを導入すると、既存メンバーはこれまでの仕事のやり方を変えて、新しいやり方を学び実践する必要が出てきます。そのため、導入することになった目的や経緯をしっかり説明することが重要です。

導入の目的だけでなく、導入のメリットを伝えることも大切です。特に利用者の業務効率化に繋がる部分を重点的に説明することで、より導入の理解が得られやすくなります。

また、メリットだけでなく、デメリットも最初の段階で伝えましょう。あらかじめ想定されるデメリットや課題を伝えることで、導入の際に発生する心理的・業務的負担を軽減し、導入後の不満を抑えることができます。

テスト期間を設けて利用者のフィードバックを受ける

導入のスケジュールを明確にして、テスト運用期間を設けましょう。テスト運用という言葉を利用することで、想定外のトラブルや問題、課題などが生じた場合でも、最初だから仕方ない、テスト期間だから今後良くしていけると比較的ポジティブに捉えられやすくなります。

また、導入が一通り終わった段階で、メンバーからアンケート(フィードバック)をとるようにしましょう。アンケートをとることで新規導入による課題や不満を溜めることなく、伝えることができます。

解決できない課題に関しては、今後の改善策を伝えておくことでメンバーが前向きになって取り組んでくれるでしょう。

シンプルなシステムを選定し、社内で使いこなせるようにする

新しいシステムを導入するにあたって、最先端の機能や多くの付加価値などがあるのは大変魅力的です。しかし、新しいシステムを導入するに至った経緯を今一度考え、本当にそういった機能が必要かどうか考える必要があります。機能が増えるとそれだけ覚えることも多くなり、より操作も複雑になり、導入の障壁となります。

シンプルな設計で本当に必要な機能があるシステムであれば、導入のハードルが下がり、マニュアルの用意や落とし込みの工数も削減できます。

また、理想としては社内の管理者がベンダーやエンジニアなどを頼ることなく、システムの改善や調整などができるくらいのシステムが望ましいです。そうすることで、社内の意見などに対しても即座に対応できる体制が整います。

おわりに

今回は特に大切だと思うことを3つ抜粋してご紹介しましたが、他にもスケジュールやコストを意識したりと、様々なことを考える必要があります。

プロジェクトリーダーとなった場合、1人で抱えてしまうこともあるかと思いますが、社内のメンバーの助けも借りながら社内一体となって進めていくとスムーズに導入できるはずです。本記事が少しでも参考になれば幸いです。