社員の増加に伴って電話設備はどう整えたらいい？

社員の増加に伴って電話機を増やさなければならないタイミングもあるでしょう。本記事では、社員が増加した際に効率よく電話設備を整えるために知っておきたいことについて書きました。スムーズに電話設備を整え、質の高い電話サポートを切れ目なく提供しましょう。

社員が増えたら、電話設備はどうする？

新卒採用などを実施している企業は、毎年社員が増えることでしょう。そして、その度に新しい社員が使うPCや電話機を追加で準備する必要が出てきます。もし、問い合わせ量の増加に伴って電話サポート体制の拡充が必要となり、社員を増やすような場合、こうした準備に手間取ってしまえば、一時的に電話サポートの質が低下してしまう恐れもあります。PCは、ネット回線につなげばすぐに使い始めることができるので大した手間はかかりませんが、電話はそうはいきません。ビジネスフォンと呼ばれる電話システムを導入している企業であれば、増設出来る最大の電話機台数などが決まっているため、予想以上に電話設備の整備に時間がかかる場合もあるのです。

質の高い電話サポートを切れ目なく提供するためにはもちろん、社員増加の度に高額な費用や面倒な手間がかからないように、企業はあらかじめ自社で利用する電話設備について十分に考慮する必要があります。

そこで、以下に企業が導入するであろう電話システム別の増設時に必要となる大まかなフローについてまとめました。今後の社員の増加を見越して、今から最適な電話システムを選定し、継続的に素晴らしい電話サポートを提供できるようにしましょう。

電話システム別増設時のフロー

1.ビジネスフォンの場合

ビジネスフォンとは、「主装置と呼ばれる機器」と「複数の専用電話機」から構成される電話システムのことを意味します。そのため、ビジネスフォンを導入している場合、電話機単体を購入すればすぐに利用できる訳ではなく、主装置と接続するなどの工事が必要になります。

社員増加に伴ってビジネスフォンを増設する際は下記のようなフローとなります。

1. 業者へ問い合わせ

2. 下見/設定状況の確認

3. 工事設計/見積もり

4. 契約

5. 配線工事

6. 動作確認

7. 利用開始

【補足】

• 主装置と電話機は同一メーカー同一機種でないとうまく動作しません。そのため、導入から時間が経過しており、同一機種が確保できない場合、すべてを総入れ替えすることになる可能性もあります。
• 主装置内にはユニットというものがありますが、それに応じて接続できる電話機台数の上限が決まっています。もし、上限を超える場合は、別途高額な必要が発生するケースもあります。

2.クラウド型電話システムの場合

クラウド型電話システムとは、PCブラウザ上で通話が可能な電話システムを意味します。電話回線ではなく、インターネット回線を利用して、通話を行います。また、クラウド型電話システムによっても様々ですが、多くはライセンス費用を追加で支払うことで、利用人数を追加することができるようになっています。

社員増加に伴ってをクラウド型電話システムの利用人数も増加させる際は下記のようなフローとなります。

1. Web上から申し込み(場合によって業者問い合わせ)

2. 動作確認

3. 利用開始

【補足】

• クラウド型電話システムは、オンライン上で利用者ライセンス数の増減申請が完了する場合が多くなっています。そのため、申請後すぐに新しい社員が電話できる環境を構築することが可能です。

柔軟かつ手軽に拡張できる電話システムを活用しよう

スタートアップをはじめ、成長が著しい企業にとっては成長に合わせて社内システムも柔軟に拡張できるに越したことはありません。社員が増加する度に高額な費用を支払うことや面倒な手間をかけることは誰もがしたくないでしょう。 特に電話サポートを提供しいる企業にとって、導入している電話システムが原因で、より良い電話サポート体制を構築できないとなれば、それは大きな痛手となります。高品質な電話サポートを切れ目なく提供するためには、企業の成長スピードや変化スピードに合わせて柔軟かつ手軽に拡張できる電話システムが必要と言えるでしょう。

終わりに

今回は、社員が増加した際に効率よく電話設備を整えるために知っておきたいことについて書きました。変化の激しい現代だからこそ、社内で利用するシステムやツールも柔軟に拡張できるかどうかにこだわって導入を決めたいものです。

今回を機に、電話システムだけに限らず、社員が増加しても手間がかからず使い続けられるシステムの導入を改めて検討してみてはいかがでしょうか。